Maak een nieuw archiefbestand aan. Microsoft biedt u de kans om uw e-mail te archiveren, maar dat werkt niet echt prettig. Mijn advies is: Maak een apart archief aan, eventueel per jaar of per onderwerp of klant.

Open menu BESTAND | NIEUW en kies Outlook gegevensbestand en kies OK. Er wordt nu gevraagd om een bestandsnaam in te voeren, standaard heet die 'Persoonlijke mappen (1)'. Blader voordat je de naam invoert naar de map 'Documenten' en maak eventueel een submap email aan of iets dergelijks. Geef nu een logische naam in, zoals 'Archief 2012' of 'Archief klantnaam'. In een bedrijfsomgeving zou de documentenmap ook een server- of NAS locatie kunnen zijn. Voer na OK nogmaals dezelfde naam in en kies eventueel voor een beveiliging, waardoor een wachtwoord wordt gevraagd voordat dit archief geopend kan worden.

Er staat nu onder je persoonlijke mappen een tweede map met de ingevoerde zelfgekozen naam. Dit is een nieuw bestand met grootte bijna 0 en dat mag groeien tot 2GB, dus hier kunt u alle e-mail die is opgespaard in archiveren. Hierdoor wordt het standaard PST bestand enorm verkleind.
Kijk ook naar de oplossing hoe je een PST bestand kunt verkleinen.

Op deze manier kunt u vrijwel onbeperkt e-mails bewaren. Hebt u een archief slechts incidenteel nodig, sluit hem dan af. Klik met rechtermuisknop op de archiefnaam en kies SLUITEN. U kunt hem altijd weer openen via het menu BESTAND | OPENEN.

Hebt u hulp nodig of niet de tijd om dit te organiseren, neem gerust contact met mij op.

LIJST